Hoe nemen we beslissingen in een gedecentraliseerde organisatie zonder managers?
N.B. Voor het toewijzen van mensen aan projecten en klanten hebben we een specifiek protocol—het warme broodjesprotocol.
Waarom hebben we geen strak gedefineerd beslisproces?
We maken de hele tijd enorm veel beslissingen. Welke koffiemachine gaan we kopen? Moeten onze interne bijdragen omhoog? Waar en wanneer is onze volgende onconferentie? Welke partners moeten we uitnodigen?
Verschillende soorten beslissingen hebben een eigen proces nodig. Het is van den zotte om de gehele zaak te betrekken bij de aanschaf van stiften voor het whiteboard. Het is evenzo van de zotte om niet de gehele zaak uit te nodigen als we ons kantoor moeten verhuizen naar een nieuwe locatie.
Daarom is het geen goed idee om een enkele strak gedefineerd beslisproces voor alles te hebben. Het is ook geen goed idee om te proberen alle potentiële soorten beslisprocessen op te noemen en een strak gedefineerd proces voor elke soort te maken. Die lijst wordt te lang en te gecompliceerd en heeft te veel grijze gebieden.
Hoe beslissen we dan wel?
Je hebt geen strak gedefineerd beslisproces nodig om beslissingen te nemen. Als dat wel zo zou zijn, dan staan we stil.
In plaats daarvan volgen we deze principes en richtlijnen:
- Degene die de kwestie drijft is eigenaar van het beslisproces.
- Een beslissing is alleen een beslissing als er een “trekker” of “drijver” is die de uitvoering opvolgt. De termen “trekker” en “driver” zijn uitwisselbaar.
- Belangrijke beslissingen documenteren we in onze beslissingslogboek en communiceren we aan iedereen.
- Sommige beslissingen leiden tot gefinancierde “projecten” zoals een nieuwe webstek. De betrokken mensen vormen samen het ‘trekkerteam’. Om financiering te krijgen zijn er altijd twee trekkers gedurende het hele traject nodig. In de praktijk zijn er echter zelden grote projecten dus hebben we dit model niet vaak nodig.
Voorbeeld: Als het bestuur overweegt het honorarium te verhogen, drijft het bestuur de beslissing en kiest daarmee het beslisproces.
Voorbeeld: Als jij wilt dat De Zaak gaat samenwerken met bedrijf X, dan ben jij de trekker en kies jij het beslisproces.
Consent
Wat we superbelangrijk vinden is dat iedereen met elke beslissing kan leven. Een gezonde spanning is altijd oké, een ongezonde spanning gaat vaak van kwaad tot erger dus zorgen we ervoor dat die er niet zijn. Om dat te borgen moet de iedereen van De Zaak bij de belangrijker beslissingen consent geven.
Consent geeft iedereen het recht om gegronde bezwaren in te brengen waardoor duidelijk wordt waarom deze of gene niet met het voorstel kan leven en een ongezonde spanning ervaart. Meestal lijden die bezwaren tot een gewijzigd voorstel waarin de bezwaren zijn weggenomen en geïntegreerd en iedereen mee kan leven. Het mooie van consent is dat niet iedereen het ermee eens hoeft te zijn terwijl wel iedereen meewerkt aan de realisatie ervan.
Hoe kies je een beslisproces?
Hier zijn wat voorbeelden van verschillende beslisprocessen op de schaal van “rap” tot “goed verankerd”.
- Eigen beslissing. Je kiest zelf zonder met anderen te overleggen.
- Eigen beslissing met inbreng van het team. Vraag om inbreng van het team en neem vervolgens zelf de beslissing.
- Eigen beslissing met verankering in het team. Vraag om inbreng van het team, stel een keuze voor en vraag voordat je de beslissing neemt of iedereen ermee kan leven.
- Teambeslissing. Faciliteer een beslissing van het gehele team met behulp van consent.
De term “team” betekent in dit geval “degenen die geraakt worden door de beslissing”. Soms is dat het hele team, soms slechts een paar individuen.
Deze beslisprocessen kunnen gecombineerd woorden. Bijvoorbeeld, je start met inbreng van het hele team, stelt een beslissing voor en verankerd die met een paar individuen die er het meest door geraakt worden.
Voor eenvoudige keuzes kan de communicatie via e-mail of on-line stemming gebeuren. Voor moeilijke of gevoelig beslissingen is een oog-in-oog gesprek beter. Meestal doen we die laatste soort beslissingen tijdens onze onconferentie en ondersteunen we met handsignalen het gesprek en beslisproces.
Een aantal zaken ter overweging bij het kiezen van een beslisproces:
- Wie raakt het? Alleen jij? Jij en enkele anderen? Het hele team? De Zaak?
- Hoe belangrijk is deze kwestie voor je? Hoe belangrijk is de kwestie voor degenen die geraakt worden? Is het een kritische of triviale beslissing?
- Is de beslissing omkeerbaar? De meeste beslissingen zijn dat. Wat zijn de gevolgen van een “foute” keuze en wie worden daardoor geraakt?
- Hoe makkelijk of moeilijk is de beslissing? Hoe makkelijk bereik je consent met iedereen die het raakt?
- Hoe urgent is de beslissing? Wat zijn de gevolgen van het vertragen van de beslissing of van het helemaal niet nemen van de beslissing?
- Wie ben jij? Het beslisproces kan variëren afhankelijk van jouw perspectief—consultant, bestuurder, secretaris, etc. Het kan ook afhankelijk zijn van hoe lang je al bij De Zaak bent—als je nieuw en onzeker bent kan je anderen om raad vragen.
- Heeft de uitkomst wettelijke invloeden? De Zaak is gebonden aan de Nederlands wet en alle beslissingen moeten legaal zijn.
Voorbeelden van beslissingen:
- “Moet ik een gratis seminar met Lyssa Adkins regelen?” Pak het zelf op, doe het en beslis zelf.
- “Welke kleur gaan we gebruiken op de koffiebeker van De Zaak?” Vraag het team om inbreng en beslis zelf.
- “Hoe vaak zullen we de onconferentie van De Zaak organiseren?” Eigen beslissing met verankering in het team.
- “Dienen we De Zaak in twee bedrijfseenheden splitsen?” Teambeslissing.
Aan het eind van de dag komt het allemaal neer op afwegen van risico’s. Als je zelf beslissingen neemt gaat het lekker snel maar je riskeert terugslag als anderen je niet steunen. Als je consent zoekt kan je een betere beslissing krijgen met steun van iedereen, maar dat enige tijd duren, helemaal bij kwesties die tegenstrijdige meningen oproepen.
Er bestaat geen perfect proces. Dus, zoek de balans tussen de extremen. Meestal eindig je ergens in het zoete midden—“eigen beslissing met inbreng van het team” of “eigen beslissing met verankering in het team”, waarbij “team” niet altijd het gehele team hoeft te zijn.
Wat als ik nog steeds niet zeker ben over welk beslisproces ik moet gebruiken?
Hier zijn wat opties:
- Waag een kans! Beter vraag je om vergiffenis dan om toestemming. De meeste beslissingen zijn omkeerbaar dus hoef je niet echt bang te zijn de “verkeerde” beslissing of beslisproces te nemen. Accepteer gewoon de terugkoppeling en leer.
- Praat met een collega. Praat bijvoorbeeld met iemand die al langer bij De Zaak is en voorbeelden kan geven van zaken die in het verleden hebben gewerkt.
- Zoek een andere trekker. Spoor een ander op die de kwestie voor of samen met jou kan drijven. Bij voorkeur iemand die sterk betrokken is in de kwestie. Het is altijd prettig om als duo een beslissing te drijven, dus zoek er een maatje bij.
- Escaleer de beslissing naar het bestuur. Bijvoorbeeld, “Hé, bestuur, ik wil ons wervingsproces veranderen. Hoe nemen we daar een beslissing over?” Wij doen ons best het aantal beslissingen dat door het bestuur genomen wordt te minimaliseren. Het bestuur kan echter nuttige inbreng leveren over wie er betrokken moet worden in de beslissing.
Onze onconferenties en vergelijkbare samenscholingen zijn een prachtige gelegenheid om het beslisproces te bespreken—en in veel gevallen ook de werkelijke beslissing te nemen omdat toch iedereen er is :-).
De open structuur van onze conferenties zijn samen de handsignalen essentieel voor ons beslisproces.